Laatst bijgewerkt: 2 juli 2026 (concept — nog niet juridisch gecontroleerd)
1. Wie zijn wij
Sportkledingbeheer ("wij", "ons") biedt een webapplicatie waarmee sportverenigingen ("de club" of "de Klant") de uitgifte en registratie van sportkleding en materialen aan hun leden beheren. Deze applicatie verwerkt daarbij persoonsgegevens van clubbeheerders, leden en (bij minderjarige leden) hun ouders/verzorgers.
Naam: Sportkledingbeheer. KvK-nummer: in aanvraag (KvK-inschrijving loopt; nummer volgt zodra toegekend). Contact: info@sportkledingbeheer.nl. Verantwoordelijken voor privacyverzoeken: de twee oprichters van Sportkledingbeheer, bereikbaar via bovenstaand e-mailadres.
2. Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens
Dit onderscheid onder de AVG bepaalt wie je met een privacyverzoek moet benaderen.
Gegevens van clubleden en hun ouders/verzorgers (naam, contactgegevens, geboortedatum, toegewezen kleding/materiaal, facturen, verzoeken): de sportclub is verwerkingsverantwoordelijke. Sportkledingbeheer treedt op als verwerker, uitsluitend volgens instructies van de club, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Vragen over jouw ledengegevens stel je in eerste instantie aan je eigen club; je mag ons ook rechtstreeks mailen en wij zetten het verzoek door.
Gegevens van de clubbeheerder die het account heeft aangemaakt (registratie-, inlog- en facturatiecontactgegevens, licentiegegevens): hiervoor is Sportkledingbeheer verwerkingsverantwoordelijke.
Bezoekersgegevens van onze eigen website(s) (o.a. cookies): eveneens Sportkledingbeheer als verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke gegevens wij verwerken
Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol (beheerder/lid), wachtwoord (gehasht), MFA-status.
Ledengegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, adres (straat, huisnummer, plaats), functie/positie binnen het team, pasfoto (optioneel), of iemand trainer is.
Gegevens van minderjarige leden: of een lid minderjarig is, en de koppeling met maximaal twee ouder-/verzorgeraccounts die namens het kind kunnen inloggen en verzoeken indienen.
Uitgifte- en materiaalgegevens: welke kledingstukken/materialen aan wie zijn uitgegeven, wanneer, en de status.
Verzoeken en communicatie: item-aanvragen en berichten via het contactformulier.
Financiële gegevens: facturen gekoppeld aan leden — wij verwerken zelf geen betaalgegevens.
Beveiligings- en accountabilitylogs: inlogpogingen, MFA-gebeurtenissen, rol-/rechtenwijzigingen, en een logboek van elke impersonatiesessie door een super-beheerder (wie, wat, wanneer).
Technische gegevens: IP-adres (kort, voor beveiliging), apparaat-/browsergegevens, cookies (zie het Cookiebeleid).
4. Waarvoor en op welke grondslag
Uitvoeren van de overeenkomst met de club — grondslag: uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG), via de club als verwerkingsverantwoordelijke.
Inloggen, accountbeheer, beveiliging — grondslag: uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
Facturatie aan leden — grondslag: uitvoering overeenkomst tussen club en lid.
Contact via het contactformulier — grondslag: uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang.
Accountability-logging (audit-/impersonatielog) — grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting waar van toepassing.
Analytics (bezoekstatistieken) — grondslag: toestemming (via de cookiebanner).
Verwerking van gegevens van minderjarigen — grondslag: toestemming van de ouder/verzorger, verkregen door de club bij inschrijving.
5. Minderjarigen
Voor het digitaal verwerken van persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar is in Nederland toestemming van een ouder of verzorger vereist. De club registreert of een lid minderjarig is en koppelt het account van (tot twee) ouders/verzorgers aan het kind. De club is verantwoordelijk voor het verkrijgen van deze ouderlijke toestemming bij inschrijving; Sportkledingbeheer biedt de technische mogelijkheid om deze koppeling en het gegeven "is minderjarig" vast te leggen.
6. Met wie wij gegevens delen (sub-verwerkers)
Supabase — database, authenticatie, bestandsopslag (EU-regio gehost).
Vercel — hosting; (optioneel, met toestemming) geanonimiseerde bezoekstatistieken (wereldwijd CDN; passende waarborgen buiten de EER).
Resend — transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoord-reset, facturen).
Mollie — betalingsverwerking voor licentieaanschaf (EU).
Cloudflare (Turnstile) — bot-/misbruikbescherming op formulieren (wereldwijd; passende waarborgen buiten de EER).
Trustwards — cookie-toestemmingsbeheer.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze niet voor marketingdoeleinden van derden.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten (facturen: 7 jaar, fiscale bewaarplicht). Een volledig uitgewerkt bewaartermijnenschema per gegevenscategorie wordt op dit moment opgesteld en hier aangevuld zodra vastgesteld.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Voor gegevens waarvoor je club verwerkingsverantwoordelijke is, kun je je verzoek indienen bij je club of rechtstreeks bij ons via info@sportkledingbeheer.nl — wij zetten het verzoek dan door. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: verplichte tweefactorauthenticatie voor beheerdersaccounts, strikte toegangsscheiding tussen clubs, versleutelde verbindingen, wachtwoordeisen van minimaal 12 tekens, en snelheidsbeperking tegen geautomatiseerde aanvallen op inlog- en registratieformulieren.
10. Cookies
Zie ons afzonderlijke Cookiebeleid (/cookiebeleid) voor welke cookies wij gebruiken en hoe je jouw voorkeuren kunt aanpassen.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij materiële wijzigingen informeren wij gebruikers via de applicatie of per e-mail.
12. Contact
Vragen of verzoeken over dit beleid: info@sportkledingbeheer.nl.